Allgemeine Informationen

Ansprechpartner

Sowohl die Ansprechpartner der News Innovativ GmbH als auch die Ansprechpartner des Kunden sind in dem separaten Dokument “Technische Absprachen” festgehalten, das dem Kunden zur Verfügung gestellt wird.

Support- und Wartungstätigkeiten

Der Zugriff auf die maXzie-Installation (Server und Datenbanken) erfolgt seitens der News Innovativ GmbH nur nach vorheriger Bestätigung in Textform (E-Mail) durch den Kunden. Berechtigt zur Beauftragung von Support- und Wartungstätigkeiten sowie zu Auskünften, die schutzwürdige Daten enthalten können, sind alle Mitarbeiter, die als Ansprechpartner aufgelistet sind.

Betrifft die Beauftragung nach Einschätzung eines Mitarbeiters des Supports der News Innovativ GmbH schwerpunktmäßig Aspekte des Anwendersupports oder der fachlichen Konfiguration, muss die Beauftragung von einer der als Ansprechpartner aufgelisteten Personen stammen.

Zur Sicherheit des Kunden wird im Beauftragungsfall seitens des News Innovativ-Supportmitarbeiters folgendes geprüft:

• Ist sichergestellt, dass es sich auf Kundenseite um die berechtigte Person handelt?
• Verfügt die Person über die benötigte Berechtigung?

Die News Innovativ GmbH kann zu diesem Zweck einen telefonischen Rückruf mit den oben genannten Telefonnummern durchführen. Die News Innovativ GmbH ist berechtigt das Verifizierungstelefonat mit den Support- bzw. Änderungswünschen zu Nachweiszwecken aufzuzeichnen und zu speichern.

Seitens der News Innovativ GmbH erfolgen die administrativen Arbeiten ausschließlich durch die als Ansprechpartner aufgelisteten Mitarbeiter. Die News Innovativ GmbH gewährleistet, dass Ihre Mitarbeiter die Datenschutzvereinbarung zwischen dem Kunden und der News Innovativ GmbH einhalten. Im Übrigen gelten die Vereinbarungen zwischen dem Kunden und der News Innovativ GmbH unverändert.

Zugriffe zu Monitoringzwecken, Serverchecks, Anwendungs-, System- und Sicherheitsupdates etc. erfolgen seitens der News Innovativ GmbH ohne Beauftragung durch den Kunden.

Serversysteme und netzwerktechnische Integration

Architektur

maXzie ist eine Webanwendung, d.h. der Zugriff von allen Anwendern, einschließlich von mobilen Geräten aus, erfolgt über HTTPS und einen Webbrowser.

Eine maXzie-Instanz besteht aus folgenden Diensten:

• Einem Application-Server auf Basis der Java Virtual Machine (OpenJRE)
• Einem Datenbankserver (PostgreSQL)

Zugriff durch Endanwender

maXzie ist eine Webanwendung, d.h. der Zugriff von allen Anwendern, einschließlich von mobilen Geräten, erfolgt über HTTPS und einen Webbrowser. Der Endanwender kann über die entsprechende URL auf maXzie zugreifen.

Die IT des Kunden ist verantwortlich, den Endanwendern diesen Zugriff zu ermöglichen, indem der DNS-Eintrag für die entsprechende maXzie URL geeignet konfiguriert wird und bei Bedarf weitere nötige Schritte der netzwerktechnischen Integration vorgenommen werden (z.B. Routing, Firewalls, VPNs).

Des Weiteren erzeugt die IT des Kunden bei Bedarf geeignete SSL-Zertifikate auf Anfrage der News Innovativ GmbH.

Maintenance

Restore

Bei Bedarf wird ein Restore in Zusammenarbeit mit News Innovativ GmbH durchgeführt.

Support

Support-Prozess: Unterstützung von Endanwendern

Fragen und Feedback von Endanwendern sollen bevorzugt folgendermaßen bearbeitet werden:

• Endanwender richten Ihre Fragen oder Unterstützungsanfragen zunächst an die zuständigen innerbetrieblichen Key User.
• Können die innerbetriebliche Key User die nötige Unterstützung nicht leisten, wird die Anfrage an den Support der News Innovativ GmbH weitergeleitet.
• Falls nötig kontaktiert die News Innovativ GmbH zur Unterstützung den Support des Kunden bzw. umgekehrt.

Änderung der Supportmitarbeiter der News Innovativ GmbH

Die Liste der Supportmitarbeiter der News Innovativ GmbH befindet sich in dem Dokument Technische Absprachen. Für neue Mitarbeiter im Support der News Innovativ GmbH werden folgende Schritte durchgeführt:

• Die News Innovativ GmbH informiert den Kunden über neue Supportmitarbeiter.
• Der Kunde sendet diesem Mitarbeiter nötige Verpflichtungserklärungen zur Geheimhaltung zur Unterzeichnung zu.
• Neue Supportmitarbeiter des Supports der News Innovativ GmbH unterzeichnen diese Erklärungen und sende diese zurück an den Kunden.
• Die News Innovativ GmbH aktualisiert das Dokument Technische Absprachen und übermittelt allen Beteiligten die neue Version.

Änderung der Supportmitarbeiter des Kunden

Die Liste der Supportmitarbeiter des Kunden befindet sich in dem Dokument Technische Absprachen. Für neue Supportmitarbeiter des Kunden werden folgende Schritte durchgeführt:

• Der Kunde informiert den Support der News Innovativ GmbH über die neuen Mitarbeiter und deren Kontaktdaten. Der Kunde bestätigt schriftlich, dass diese beim Support der News Innovativ GmbH Wartungsarbeiten in Auftrag geben und Auskünfte einholen dürfen, die möglicherweise einen Zugriff auf schutzwürdige Daten nötig machen.
• Die News Innovativ GmbH aktualisiert das Dokument Technische Absprachen und übermittelt allen Beteiligten die neue Version.

Änderung der Superuser

Informationen zum Konzept der Superuser befinden sich im folgenden Kapitel. Die Tabelle der Superuser befindet sich in dem Dokument Technische Absprachen. Für eine Änderung der Superuser werden folgende Schritte durchgeführt:

• Der Kunde informiert den Support der News Innovativ GmbH über eine Änderung der Superuser.
• Für neue Superuser bestätigt der Kunde schriftlich, dass sich neue Personen in der Liste der Superuser über alle Zugriffsbeschränkungen innerhalb der maXzie-Software hinwegsetzen können.
• Die News Innovativ GmbH konfiguriert die aktuelle Liste der Superuser in maXzie.
• Die News Innovativ GmbH aktualisiert das Dokument Technische Absprachen und übermittelt allen Beteiligten die neuen Version.

Rollen und Zugriffsberechtigungen auf Anwenderebene

maXzie enthält mehrere Konzepte, die die Berechtigung oder die Beschränkung des lesenden wie schreibenden Zugriffs auf schutzwürdige Daten über die Benutzungsoberfläche regeln.

Jede Nutzung von maXzie über die Benutzungsoberfläche ist nur nach einem Login möglich, der die Sitzung mit einem von maXzie verwalteten Mitarbeiter verknüpft. Jede Entscheidung, ob ein Zugriff auf Daten erlaubt ist, beruht auf der Identität dieses der aktiven Sitzung zugeordneten Mitarbeiters.

Die News Innovativ GmbH kann bei der Installation bestimmte, über den Anmeldenamen identifizierte Mitarbeiter als Superuser kennzeichnen. Superuser haben, sobald sie an der Benutzungsoberfläche angemeldet sind, keine Zugriffsbeschränkungen, unabhängig von weiteren Konfigurationen. Superuser können also alle Daten aller Mitarbeiter lesen und bearbeiten. Einige Arbeitsschritte, wie die Definition von Leistungskennzahlen und die Verwaltung von Zielvorlagen, werden ausschließlich Superusern ermöglicht. Die aktuelle Liste der konfigurierten Superuser wird im Dokument Technische Absprachen geführt.

Mitarbeiter, die keine Superuser sind, können ohne weitere Konfiguration ausschließlich auf mit ihrer eigenen Person verknüpfte Daten zugreifen. Darüber hinausgehende Zugriffe werden von Superusern innerhalb der Benutzungsoberfläche konfiguriert. Dies geschieht anhand von Einträgen im Bereich “Berechtigungen” sowie der Zuordnung von Mitarbeitern in Gruppen, die ebenfalls von Superusern erstellt werden.