Ersteinrichtung – Leistungskennzahlen, Zielvorlagen & Ziele
Nachdem Sie Ihre Stammdaten und Berechtigungen angelegt haben, richten Sie im zweiten Schritt die fachliche Grundlage der variablen Vergütung ein: Leistungskennzahlen, darauf aufbauende Zielvorlagen und schließlich die konkreten Ziele je Mitarbeiter. Diese Anleitung führt Sie in der Reihenfolge der Menüpunkte durch.
Leistungskennzahlen
Abschnitt betitelt „Leistungskennzahlen“Eine Leistungskennzahl beschreibt, was gemessen wird, zum Beispiel Umsatz oder Anzahl Neukunden. Sie ist die Grundlage, auf der später Ziele definiert werden.
Legen Sie eine neue Kennzahl über das Plus-Symbol an. Im Formular vergeben Sie einen Namen und bestimmen die Nachkommastellen sowie ein Einheitensymbol, etwa €. Über Benötigter Parameter legen Sie fest, ob sich die Werte auf einen Mitarbeiter, eine Gruppe oder keinen Bezug beziehen. Mit Kumulieren summieren sich die Werte über die Reportperiode auf.
Die Reportperiode bestimmt den Takt der Messung über Einheit (Jahr, Monat, Woche oder Tag), Anzahl und Referenz. Unter Verfügbarkeit der Werte geben Sie an, ob ein Wert bereits zu Beginn der Reportperiode bekannt ist, verzögert vorliegt (dann legen Sie Einheit und Anzahl der Verzögerung fest) oder ob ein Korrekturwert vorhanden ist. Bei der Datenquelle steht der automatische Import zur Verfügung. Ergänzen Sie bei Bedarf eine Beschreibung.
Zielvorlagen
Abschnitt betitelt „Zielvorlagen“Eine Zielvorlage bündelt die Vorgaben, aus denen später Ziele entstehen. Legen Sie eine neue Vorlage über das Plus-Symbol an und wählen Sie zunächst eine Basisvorlage. Der Editor gliedert sich in vier Reiter: Allgemein, Werte, Zeit und Aufteilung.
Im Reiter Allgemein vergeben Sie den Namen und bestimmen die Vergütungsart (variabler Gehaltsanteil, Bonus relativ, Bonus absolut oder Provision), den Auszahlungsmodus, die Auszahlungsverzögerung und die zugrunde liegende Leistungskennzahl. Zusätzlich stehen Notizen und eine Mitarbeiterinfo zum Ziel bereit.
Im Reiter Werte legen Sie das Zielgewicht (in Prozent), den Zielwert (die Einheit übernimmt das Symbol der Leistungskennzahl) und die Prämienkurvenvorlage fest. Wählen Sie eine Prämienkurve, erscheinen die Kurvenparameter: unterer und oberer Leistungspunkt sowie die Prämienquote am unteren und am oberen Leistungspunkt.
Im Reiter Zeit bestimmen Sie den Zielzeitraum über von und bis. Über die Schnellauswahl übernehmen Sie das aktuelle oder nächste Geschäftsjahr. Im Reiter Aufteilung legen Sie den Teilungsmodus (relativ oder absolut), unabhängige Teilziele und einen vorläufigen Zielerreichungsgrad fest.
Entscheidend ist der Schalter je Feld: Ist er aktiv, wird der Wert in der Vorlage fest gesetzt und im Ziel gesperrt. Ist er inaktiv, bleibt das Feld offen und wird erst im Ziel gefüllt.
Zielvorlagen verschachteln (empfohlen)
Abschnitt betitelt „Zielvorlagen verschachteln (empfohlen)“Zielvorlagen lassen sich hierarchisch aufbauen. Beim Anlegen wählen Sie unter Basisvorlage entweder eine leere Vorlage oder eine bestehende Vorlage als übergeordnete Vorlage. Wir empfehlen diese Verschachtelung, weil sie wiederkehrende Einstellungen an einer Stelle bündelt und über die Jahre sauber wiederverwendbar hält.
Bewährt hat sich ein Aufbau in drei Ebenen:
Auf der obersten Ebene legen Sie eine Übervorlage je Rolle an (zum Beispiel ADM oder KAM) und setzen dort, was für die ganze Rolle gilt, etwa die Vergütungsart. Darunter erstellen Sie je Leistungskennzahl eine Vorlage und fixieren dort die kennzahlbezogenen Werte wie Zielgewicht und Prämienkurve mit ihren Kurvenparametern. Auf der untersten Ebene legen Sie eine Vorlage an, in der zusätzlich der Zielzeitraum (üblicherweise ein Geschäftsjahr) ausgefüllt ist. So pflegen Sie zum Beispiel eine Saisonkurve über Teilziele an genau einer Stelle und übernehmen die Struktur im nächsten Jahr, ohne alles neu aufzubauen.
Was in einer übergeordneten Vorlage fest gesetzt ist, erscheint in der untergeordneten Vorlage ausgegraut mit einem Abwärtspfeil und ist dort gesperrt. Offene Felder behalten ihren Schalter und werden auf der jeweiligen Ebene oder erst im Ziel gefüllt. Die Vererbung folgt damit demselben Prinzip wie der Schalter je Feld, nur über mehrere Ebenen hinweg.
Werte über die Vererbungsstruktur steuern
Abschnitt betitelt „Werte über die Vererbungsstruktur steuern“In einem gewissen Rahmen können Sie Ziele auch nachträglich über die Vorlage steuern. Ändern Sie einen Wert in einer übergeordneten Vorlage, etwa den Zielwert oder die Kurvenparameter, lässt sich diese Änderung auf alle daran hängenden Vorlagen und Ziele übertragen.
Sobald eine Vorlage verwendet wird, schützt maXzie sie: Es erscheint der Hinweis “Es bauen bereits andere Ziele oder Zielvorlagen darauf auf”, und über Liste sehen Sie, welche das sind. Die Vorlage ist zunächst gesperrt, sodass nur der Name geändert werden kann. Über Überschreiben erlauben geben Sie die Werte frei; maXzie fragt vorher zur Sicherheit nach. Anschließend wirken Ihre Änderungen auf die gesamte abhängige Struktur.
Alte Zielvorlagen archivieren
Abschnitt betitelt „Alte Zielvorlagen archivieren“Nicht mehr benötigte Zielvorlagen können Sie archivieren, statt sie zu löschen. Setzen Sie dazu auf der Bearbeiten-Seite unten die Markierung Archiviert. Archivierte Vorlagen verschwinden aus der Standardliste; über das Drei-Punkt-Menü blenden Sie sie mit Archivierte einblenden wieder ein.
Die mit einer archivierten Vorlage verknüpften Ziele bleiben erhalten. Sie können eine Rollen- oder Jahresstruktur also am Jahresende archivieren, ohne bestehende Auswertungen zu verlieren.
Ein Ziel entsteht aus einer Zielvorlage und wird einem Mitarbeiter oder einer Gruppe zugeordnet. Legen Sie ein neues Ziel über das Plus-Symbol an. Im Assistenten wählen Sie eine Zielvorlage und den Mitarbeiter oder die Gruppe und bestätigen mit Weiter.
Der anschließende Editor entspricht dem der Zielvorlage mit denselben vier Reitern. Felder, die die Vorlage fest vorgibt, sind ausgegraut und mit einem Abwärtspfeil markiert. Offene Felder sind mit einem Stiftsymbol editierbar; Pflichtfelder tragen zusätzlich einen Stern. So füllen Sie nur noch das aus, was je Mitarbeiter individuell ist, typischerweise den Zielwert.
Weiterführende Themen
Abschnitt betitelt „Weiterführende Themen“Details zu den zugehörigen Stammdaten finden Sie unter Mitarbeiter, Gruppen und Berechtigungen. Wie sich Ziele in der Auswertung darstellen, lesen Sie in der Übersicht.
Empfehlungen (Best Practices)
Abschnitt betitelt „Empfehlungen (Best Practices)“Bauen Sie die Hierarchie von allgemein nach speziell: Rolle, dann Leistungskennzahl, dann Geschäftsjahr. Setzen Sie einen Wert immer so weit oben fest wie möglich und lassen Sie nur das offen, was sich je Person unterscheidet, typischerweise den Zielwert. Legen Sie je Geschäftsjahr eine eigene unterste Vorlage an und archivieren Sie die des Vorjahres, sobald es abgeschlossen ist. Prüfen Sie vor dem Überschreiben immer die Liste der abhängigen Ziele.