Ersteinrichtung – Stammdaten & Berechtigungen

Diese Anleitung ist ein aufgabenorientierter Leitfaden für die Ersteinrichtung von maXzie. Anders als das Anwenderhandbuch, das die einzelnen Menüpunkte beschreibt, führt sie Sie in sinnvoller Reihenfolge durch die ersten Einrichtungsschritte und verknüpft dabei mehrere Menüs zu einem Prozess. Für Detailfragen zu einzelnen Menüs sei auf das Anwenderhandbuch verwiesen.

Bevor Sie beginnen: Grundkonfiguration im Hintergrund

Einige Rahmenbedingungen Ihres Systems sind bereits im Hintergrund festgelegt und lassen sich nicht über die Oberfläche ändern. Sie wirken sich aber unmittelbar darauf aus, wie einzelne Eingabemasken aussehen und welche Optionen dort zur Auswahl stehen.

Falls noch nicht geschehen, stimmen Sie diese Grundkonfiguration zu Beginn mit Ihrem maXzie-seitigen Ansprechpartner ab und klären Sie offene Punkte. So stellen Sie sicher, dass das System von Anfang an zu Ihrer Firmen- und Vergütungssystematik passt.

Im Folgenden weisen wir an den betreffenden Stellen jeweils kurz darauf hin, wenn ein Schritt von einer solchen Hintergrund-Grundkonfiguration abhängt.

Empfohlene Reihenfolge

Die Ersteinrichtung folgt den ersten Menüpunkten von oben nach unten. Diese bilden den Bereich der Grundkonfiguration von Firma und Vergütungssystematik. Beginnen Sie mit den Stammdaten, weil alle späteren Schritte darauf aufbauen: erst Mitarbeitende anlegen, dann in Gruppen strukturieren, dann Berechtigungen vergeben.

Schritt 1: Mitarbeitende anlegen

Legen Sie im Menü Mitarbeiter über die Plus-Schaltfläche für jede Person einen Eintrag an. Erfassen Sie Anrede, Vor- und Nachname, Sprache und die Auszahlungswährung.

Beachten Sie die Reihenfolge innerhalb der Maske: Der Beschäftigungsverlauf erscheint erst, nachdem die Währung ausgewählt wurde. Im Beschäftigungsverlauf legen Sie ab einem Datum den Beschäftigungsstatus (z.B. Angestellt) fest und tragen anschließend das Jahreszieleinkommen sowie den variablen Anteil ein. Über mehrere Zeitabschnitte lassen sich auch spätere Änderungen wie Gehaltserhöhungen vorwegnehmen.

Kundenspezifische Felder

Zwischen der Adresse und der Sprache können in der Mitarbeitermaske kundenspezifische Felder erscheinen. Sie sind Teil der Grundkonfiguration und können einerseits einfach weitere Stammdateninformationen aufnehmen.

Vor allem dienen sie jedoch als technische Schlüssel, etwa für Personalnummer, ADM-Nummer oder Gebietszuordnungen. Über diese Schlüssel werden Daten aus Fremdsystemen den maXzie-Mitarbeitenden zugeordnet (beim Import nach maXzie) und die berechneten Auszahlungen in der Lohnbuchhaltung wieder den richtigen Personen zugewiesen (beim Export aus maXzie). Eine saubere Pflege dieser Felder ist daher die Grundlage für einen reibungslosen Datenaustausch mit angrenzenden Systemen.

Schritt 2: Gruppen und Beziehungen anlegen

Legen Sie im Menü Gruppen Ihre Teams an und vergeben Sie einen Namen. Fügen Sie unter Mitglieder die einzelnen Mitarbeitenden hinzu.

Unterscheiden Sie dabei sorgfältig zwischen zwei Konzepten, die leicht verwechselt werden:

Eine Mitgliedschaft bedeutet Zugehörigkeit. Fügen Sie eine Gruppe als Mitglied einer anderen Gruppe hinzu, werden deren Mitarbeitende transitiv zu Mitgliedern der übergeordneten Gruppe. Das ist nur dann richtig, wenn die übergeordnete Gruppe diese Personen tatsächlich enthalten soll.

Eine Beziehung bildet dagegen eine Rolle ab, etwa wer ein Team leitet. Um beispielsweise eine Führungskraft mit einem Team zu verknüpfen, tragen Sie diese Person nicht als Mitglied ein, sondern legen im Abschnitt Beziehungen eine Zeile mit der Beziehungsart und der betreffenden Person an. Die Beziehung wird in der jeweiligen Gruppe gespeichert und steht später bei den Berechtigungen zur Verfügung.

Kurzregel: Soll jemand Teil des Teams sein, nutzen Sie Mitglieder. Soll jemand für ein Team eine Rolle innehaben (führen, abrechnen), nutzen Sie Beziehungen.

Schritt 3: Berechtigungen vergeben

Berechtigungen werden über die Plus-Schaltfläche als Regeln angelegt und lesen sich als Satz nach dem Muster Wer? → Darf was? → Wofür?:

Wer?: Hier bestimmen Sie, wer die Berechtigung erhält – ein einzelner Mitarbeiter, eine Gruppe oder alle.
Darf was?: Hier wählen Sie das Recht. Die Rechte sind gestuft in verwalten und betrachten, wobei ein Verwaltungsrecht das Betrachten immer einschließt.
Wofür?: Hier bestimmen Sie, auf wessen Daten sich das Recht bezieht. Besonders wirkungsvoll ist die Auswahlmöglichkeit Gruppe mit Beziehung: Damit knüpfen Sie das Recht an eine Beziehungsart statt an konkrete Personen. Genau an dieser Stelle erhalten die in Schritt 2 benannten Beziehungen ihre Bedeutung.

Der Vorteil dieses gruppenbasierten Ansatzes: Die Regel gilt automatisch für jede Person, die in irgendeiner Gruppe die entsprechende Rolle hat, und immer nur für die Mitglieder genau dieser Gruppe. Ändern sich Führungskräfte oder Teamzuschnitte, muss die Berechtigung nicht angefasst werden.

Beispielregeln aus einer typischen Ersteinrichtung:

Damit jede Führungskraft die Stammdaten ihres Teams pflegen kann:
- Wer? = Alle
- Darf was? = Mitarbeiter-Stammdaten verwalten
- Wofür? = Gruppe mit Beziehung > Führungskraft.
Damit die Lohnbuchhaltung die Auszahlungen ihres Teams verwaltet:
- Wer? = Alle
- Darf was? = Auszahlungen verwalten
- Wofür? = Gruppe mit Beziehung > Lohnbuchhaltung.
Damit Führungskräfte die Auswertungen ihres Teams einsehen:
- Wer? = Alle
- Darf was? = Auswertungen betrachten
- Wofür? = Gruppe mit Beziehung > Führungskraft.